Reunião de trabalho

Aqui você encontrará uma relação de perguntas sobre reunião de trabalho, feitas por jornalista, e respondidas pela Sonia Jordão.

Na condução de reuniões de trabalho e na preparação para sucessão de líderes, qual a sua principal orientação?

Em reuniões o mais importante é planejar a reunião e conseguir que os participantes respeitem os horários dos outros. Precisam também ser objetivas e que sejam tomadas decisões. Quanto à sucessão de líderes, o melhor que eles podem fazer é não ter medo de passar para frente os seus conhecimentos. Registrar seus sucessos, escrever os procedimentos que usa no dia a dia, para que outros possam segui-los quando o líder não estiver presente.

Quais os benefícios de uma reunião presencial?

Quando estamos vendo as pessoas é mais fácil captar as mensagens enviadas através do corpo. Assim podemos mudar de atitude se julgar interessante. Além do mais, muitas pessoas não se sentem à vontade em reuniões pela internet.

Quando uma reunião é desnecessária? E quando as reuniões presenciais podem ser substituídas por reuniões online, teleconferências, etc.?

A reunião é desnecessária se não for para decidir alguma coisa. Podem ser substituídas por reuniões pela internet se a distância for um fator a ser considerado.

Quais são as principais causas de uma reunião improdutiva? Quais os erros mais comuns e como evitá-los?

Acredito que o que pode tornar uma reunião improdutiva é a falta de planejamento da reunião. E também quando não há alguém capacitado para conduzir a reunião. Nesse caso acabam acontecendo bate-papos que não contribuem para a reunião. Uma reunião precisa ser bem direcionada.

Como preparar a pauta de uma reunião?

É pensar o que precisa ser decidido e comunicar aos participantes para ver se tem mais alguma coisa a ser tratada, antes da reunião.

Como se preparar para a reunião, no caso de quem vai apresentar algum tópico?

Nesse caso, é preciso anotar itens que levem a lembrar de tudo que precisa ser tratado.

Para quem está organizando a reunião, qual a dica para que os preparativos fiquem prontos a tempo?

Revisar antes do horário se todos foram comunicados da importância de levar tudo o que podem precisar na reunião.

Qual a melhor maneira de conduzir a reunião?

Depende da quantidade de participantes. É importante deixar todos falarem e evitar que alguém monopolize o assunto. Se preciso, cortar delicadamente quem quiser só aparecer. É importante indicar quem pediu a palavra primeiro.

Como alertar uma pessoa que excedeu o seu tempo de exposição, sem ser indelicado?

Diga: “Fulano, poderia concluir sua exposição? Nosso tempo está se expirando.”.

Existe um tempo máximo de duração recomendado para uma reunião presencial?

Acredito que a partir de 3 horas nenhuma reunião consegue ser produtiva.

Há casos de empresas que implantaram um modelo de reunião em que todos ficam de pé, “forçando” os participantes a serem mais objetivos, reduzindo assim o tempo do encontro. Qual sua posição sobre isso? Existem outras técnicas semelhantes?

Acredito que depende do tempo previsto para a reunião. Por exemplo, quando faço reunião de abertura e encerramento de auditoria, gosto que seja rápida e geralmente fazemos a reunião com as pessoas de pé. Porém, se for um tempo maior, não dá para usar essa técnica. Outra forma de fazer uma reunião ser rápida é marcar para o final do expediente, onde a maioria das pessoas quer ir embora.

Existem melhores dias ou horários para reuniões?

Acredito que depende do tema, do tempo previsto e de quem vai participar. Não adianta marcar em um dia ou horário que os envolvidos não estejam disponíveis.

É muito comum, durante a reunião, que os temas debatidos incitem novas ideias e novos assuntos que não estavam previamente na pauta. Como lidar com isso, sem que se perca o rumo da reunião e sem oprimir ideias que possam contribuir de alguma maneira?

Anotar as idéias e pedir às pessoas que marquem outro momento para discutir aquilo.

Todos os assuntos da pauta foram debatidos. Ainda assim, muitas vezes, as pessoas saem da reunião perdidas, sem saber as consequências e quais são os próximos passos. O que fazer para evitar essa indefinição?

Criar o hábito de definir responsável e prazo para toda decisão que for tomada na reunião. Assim, se precisar de mais alguma coisa, após a reunião, o responsável entra em contato com os interessados.

As maiores dúvidas, no entanto, são em relação à ata: quem é responsável por redigi-la? Quais informações ela deve conter? Qual modelo seguir? Todos devem assinar? Ela pode ser enviada por e-mail aos participantes? Como fazer os ajustes (corrigir ou acrescentar uma informação), caso seja necessário?

O responsável por redigir é aquela pessoa que gosta de escrever e tem boa memória e capacidade de anotar os tópicos tratados na reunião. A ata deve conter tudo o que for necessário para que qualquer pessoa possa saber o que foi tratado, mesmo não tendo participado da reunião. Não acredito que haja um modelo padrão para ata de reunião. Acredito que todos os participantes devam assinar a ata, até para ver se realmente ela reflete a realidade da reunião. Eu gosto de enviar a ata para as pessoas por e-mail e pedir que leiam e vejam se precisa algum ajuste. Só depois, corrijo o que for necessário, imprimo e peço para assinarem.

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