As três leis para uma reunião eficaz

Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose. Por Rodrigo Cardoso

Por Rodrigo Cardoso

Quantas vezes você já participou de reuniões intermináveis, prolixas, totalmente ineficazes?

E o pior, existe organizações que fazem reunião para tudo, a qualquer momento, sem nenhum planejamento, pois não existe liderança definida, todos participam das mínimas decisões. Isso torna a empresa improdutiva.

Os colaboradores precisam ter talento. Precisam estar no cargo certo. Precisam de autonomia para mostrar suas competências através de suas performances.

Em alguns casos a reunião é inevitável. Muitas vezes absolutamente necessária. Algumas reuniões são feitas periodicamente. Apenas alerto ao fato de não exagerar na dose.

Isso me lembra uma metáfora em que o diretor convocou uma reunião para discutir o incêndio que acabara de começar?

O gerente pergunta:

- Chefe, devemos chamar o bombeiro ou buscar um balde de água? O que o senhor acha?

O diretor responde:

- Preciso ter todos os dados para tomar uma decisão, qual a dimensão do Incêndio? Quanto de água vai gastar?

Essa discussão não vai a lugar algum. O fogo já está se espalhando. Alguém tem que agir.

Portanto para que sua reunião seja absolutamente produtiva ela deve seguir algumas Leis:

Primeira Lei: Ter objetivo definido

Faz-se necessário a clareza de objetivos de cada tópico a ser discutido. O que se deseja na reunião. O que se espera como resultado, quanto tempo se tem disponível para cada tópico.

Dica: “Faça uma pauta clara, escrita e com tempo pré-determinado para cada assunto e distribua, divulgue para os participantes”.

Segunda Lei: Priorizar tarefas

O líder deve deixar claro, quanto tempo tem disponível para discutir cada assunto. Deve priorizar as tarefas importantes de acordo com o conceito da Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, o maior especialista em gerenciamento de tempo no Brasil.

Dica: “Enumere os assuntos por ordem de importância”.

Terceira Lei: Delegar e Cobrar

Avalie quais talentos devem participar da reunião. Convoque a equipe. Certifique-se de que as competências necessárias estão participando. Delegue responsabilidade quando possível.

Lembre-se de cobrar os resultados na próxima reunião ou no término do prazo de cada tarefa.

Dica: “Registre os assuntos discutidos e tenha certeza de finalizar a reunião com metas a serem cumpridas, com prazos definidos e responsabilidades assumidas”.

Utilize as Três Leis para uma reunião eficaz e experimente por si só o aumento da produtividade e a melhoria nos resultados.

Rodrigo Cardoso é Engenheiro e Pós-graduado em Psicologia. Professor, palestrante e autor de vários livros, entre eles "A resposta do sucesso está em suas mãos".

Site: http://www.rodrigocardoso.com.br

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