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Dicas para conduzir reunião de trabalho

Um dos maiores motivos para o fracasso da produtividade coletiva do mundo corporativo atualmente é, sem dúvida, o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas. Por Christian Barbosa

Por Christian Barbosa

Um dos maiores motivos para o fracasso da produtividade coletiva do mundo corporativo atualmente é, sem dúvida, o excesso de reuniões desnecessárias e mal conduzidas. Muitas empresas ainda não dão a devida importância para esse problema que, além de atrapalhar o bom desempenho de sua equipe, leva a muitos gastos que poderiam ser evitados. Segundo um estudo que realizamos na Triad Consultoria, o desperdício que se tem com reuniões improdutivas é de, aproximadamente, R$ 500 mil a cada 100 funcionários.

Esse é um grande problema a ser enfrentado pelas corporações e é perceptível para os funcionários. Uma pesquisa recente da Triad com 2 mil pessoas mostra que 64% dos participantes dizem que as reuniões nas empresas em que trabalham são desnecessárias ou mal conduzidas. O condutor de uma reunião tem a missão de fazer com que ela atinja os objetivos propostos e, para isso, deve seguir algumas técnicas que sugiro que aplique no seu ambiente de trabalho:

  • Estabeleça previamente os objetivos da reunião - Evite ao máximo convocar uma reunião de última hora! Para que ela seja produtiva, todos participantes devem estar bem preparados e esclarecidos sobre o motivo da convocação e os temas que nela serão discutidos.
  • Convoque certo - Analise o motivo da reunião e convoque as pessoas que realmente forem indispensáveis para tratar sobre o assunto proposto. Algumas vezes há pessoas que não precisariam estar ali naquele momento e poderiam aproveitar para fazer outras coisas ao invés de fazer número na sala de reunião.
  • Abra a reunião clarificando os objetivos - Inicie lendo o objetivo e a pauta da mesma. Certifique-se de que todos os presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
  • Permaneça em pé - Sempre que conduzo reuniões para clientes eu ajo dessa maneira. Isso me permite evitar conversas paralelas em função do meu posicionamento, observar os participantes e também me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
  • Utilize um relógio no centro da mesa - Um dos principais desafios para os condutores que começam a aplicar essas técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa para que seja visível a todos e não apenas a você. Assim, todo o grupo será conscientizado e se preocupará com o tempo.
  • Registre a memória da reunião - Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos.
  • Avalie o processo - Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso ajudará você a aprimorar sua técnica.

Ao contrário do que muitas pessoas pensam, nem sempre o líder da equipe tem que ser o condutor do encontro. Ele pode delegar essa função para algum outro membro do grupo que consiga fazer com que a reunião seja objetiva e, principalmente, produtiva. Inclusive, essa é uma ótima oportunidade para que os funcionários mostrem as suas qualidades e capacidade de liderança, desde que tenham objetividade, foco, autocontrole, percepção aguçada e boa comunicação. Uma condução efetiva, além de destacar as características pessoais, permite que a sua produtividade e a da equipe aumentem consideravelmente para que a empresa atinja os resultados esperados.

Christian Barbosa é especialista em gerenciamento do tempo e produtividade pessoal e empresarial e autor dos livros "A Tríade do Tempo - A Evolução da Produtividade Pessoal", pela Editora Campus, e "Você, Dona do Seu Tempo", pela Editora Gente.

Site: http://www.maistempo.com.br



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